¿Cómo gestionar el tiempo en cuarentena?


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La pandemia y el aislamiento social y preventivo mezcló la vida personal y profesional de todos los trabajadores, que encuentran más de un reto en la gestión del tiempo. 

Creemos que el "multitasking" es la mejor solución del manejo de tiempo. Pero los expertos coinciden en que son más eficientes quienes realizan menos tareas múltiples.

Enfocarse es más difícil, las obligaciones se acumulan y las jornadas parecen interminables incluso para quienes no necesitan estar el 100% de su tiempo disponibles online.  

La pandemia produce un estrés natural, generando complicaciones extra en la gestión del tiempo y disminuyendo la productividad.

Hay muchos trucos y estrategias que podemos aplicar para optimizar la gestión de nuestro tiempo laboral, liberando así posibilidades de compartir y cuidar de quienes nos necesitan y de nosotros mismos.

Herbert Simon (economista y psicólogo, ganador del Premio Nobel en Economía) postulaba que hay parte de la toma de decisiones que no es racional ni basada en datos, sino que parte de ella está influenciada por nuestras creencias, conocimientos, emociones, etc. Otra de las variables que influye es nuestra disponibilidad de tiempo. Lo que hacemos en este proceso es evaluar, de acuerdo a la información y al tiempo que tenemos, las opciones más satisfactorias y elegir una solución de acuerdo a ellas. 

Nunca contamos con toda la información disponible ni con todo el tiempo del mundo, por lo que este experto asegura que utilizamos una racionalidad limitada para tomar decisiones. La planificación y la gestión del tiempo en las tareas importantes (y no solo en las urgentes) les permite a la larga tomar mejores decisiones y obtener mayores resultados.

Hoy sabemos que todas las personas, independientemente de su cargo o posición, necesitan más que nunca saber gestionar su tiempo adecuadamente para obtener la solución más satisfactoria.

Más aún, está comprobado que el tiempo malgastado puede reducirse a más de la mitad cuando los empleados cuentan con la combinación de "un ambiente adecuado en la oficina, las herramientas tecnológicas adecuadas y el apoyo de jefes que promuevan distintas formas de trabajar".

Una buena gestión de tiempo dentro de las empresas genera un cambio en el nivel de satisfacción de los colaboradores.

Una de las formas más comunes de gestionar mal el tiempo es la procrastinación. Es muy común posponer las tareas que nos resultan difíciles o desagradables para hacer otras más placenteras o al menos simples. 

Las distracciones operan para que el email y el reporte que no tenemos ganas de hacer demoren mucho más tiempo que cuando estamos en la oficina y queremos entregarlo para terminar nuestra jornada y volver a nuestra vida personal y familiar. Hoy esa motivación nos falta y caemos en la trampa de gestionar mal nuestro tiempo.

Estrategias:

- Identificar la tarea más importante que tiene por delante y hacerla primero. Eso permite atacar esa cuestión más compleja en el mayor momento de productividad del día -el cerebro funciona a su mayor capacidad durante las dos primeras horas de cada mañana-, liberará el resto de su jornada para manejar su tiempo y avanzar sobre temas más placenteros. 

- Dividir esa obligación compleja en una serie de pasos o microtareas que pueda ir completando de a una, de manera de simplificar su realización e ir obteniendo en el camino pequeños logros que lo motiven a avanzar.

- Convencerse de que es mejor resolver en el momento esa tarea compleja vez de confiar en que una versión futura de usted mismo hará lo correcto después.

- Para motivarse, imagine sus resultados. Permítase una recompensa al alcanzar los objetivos o autoimpóngase un castigo como donar una cantidad de dinero a una caridad de su agrado en caso de que no los cumpla.

- Aceptar la imperfección.

- Poner metas realistas de gestión de tiempo, conviene utilizar la técnica de los tres escenarios, y para cada tarea pensar: 

  1. El mejor escenario posible (resolver en la menor cantidad de tiempo que le asignamos a ese ítem)
  2. El escenario más complejo (cuánto tiempo en el caso máximo nos demandará esa obligación)
  3. El escenario posible, que es un intermedio entre los dos anteriores.

Es decir, cuando miramos realísticamente las tareas que tenemos por delante de esta manera cambiamos nuestra perspectiva, y nos planteamos metas de gestión de nuestro tiempo mucho más acertadas y menos frustrantes.

- Evitar caer en el error de pensar que cada tarea es necesaria.

No todo lo que parece urgente es importante ni merece nuestro tiempo. Evitar el impulso de inmediatamente ocuparnos de lo que parece urgente sin medir las consecuencias. 

- Establecer un calendario con tiempos bien marcados para las acciones que necesita concretar, en lugar de armar interminables listas a las que se siguen sumando pendientes que nunca se completan. 

- Utilizar el "Sistema 321-0" para checkear mails o mensajes: 3 veces al día, pase 21 minutos revisando sus mensajes. Su meta es una bandeja de entrada con cero correos nuevos. 

Es imposible las distracciones completamente, pero podemos eliminar aquellas que están bajo nuestro control, como las notificaciones del celular en horario laboral, los emails de las redes sociales, etc.