Sociedades: ¿Qué tener en cuenta para la presentación de estados contables en la IGJ?

Las sociedades por acciones y las sociedades de responsabilidad limitada sujetas a fiscalización por estar comprendidas dentro las previsiones del artículo 299, inciso 2) de la ley general de sociedades (LGS), con un capital superior a $ 50.000.000 en la actualidad, deben realizar la presentación de estados contables en la IGJ. 

La aprobación de balances, estados de resultados, memoria, informe del síndico -de corresponder- y notas complementarias la debe efectuar la asamblea de accionistas o reunión de socios en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, y constituye el requisito previo a su presentación, por lo que a continuación se resumirá los plazos y procedimientos a seguir. 

Procedimiento de aprobación 

La ley general de sociedades en su artículo 234 nos dice que a la asamblea ordinaria le corresponde el tratamiento del balance general, estado de resultados, distribución de ganancias, memoria e informe del síndico -en caso de corresponder- y aclara que la misma debe ser convocada para tratar ese punto dentro de los 4 meses de cerrado el ejercicio.

En igual sentido se expresa el artículo 159 de la LGS, que en su segundo párrafo, manifiesta que en las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) cuyo capital alcanza el importe fijado en el inciso 2) del artículo 299 de la misma ley (que desde el año 2018 está fijado en $ 50.000.000), los socios deben reunirse para resolver sobre los estados contables del ejercicio, debiendo ser convocados dentro de los 4 meses de cerrado el ejercicio económico. 

La convocatoria deberá realizarse, en el caso de una sociedad por acciones, mediante edictos publicados en el Boletín Oficial, durante 5 días, con 10 días de anticipación, salvo el caso de asamblea unánime. Y en el caso de SRL por citación al domicilio expresado en el estatuto, o el que se haya notificado a la gerencia. 

El límite para la realización de la asamblea o reunión de socios es de 30 días de convocada, si seguimos el criterio adoptado por el artículo 237 de la LGS. 

En materia de plazos se debe tener presente que los plazos de 10 y 30 días corresponde a días corridos, en tanto los 5 días de publicación de edictos son días hábiles, ya que son los días en los que se publica el Boletín Oficial. 

Por lo que, siguiendo el ejemplo anterior, si la asamblea o reunión de socios, se convoca el 30 de abril, la misma deberá celebrarse antes del 30 de mayo. 

La asamblea tratará el balance, estado de resultados, memoria e informe del síndico. Ello, nos da la pauta que los documentos indispensables a tratar son los que detalla en los artículos 63 a 69 de la LGS. 

La memoria, que se encuentra mencionada en el artículo 66 de la LGS la debe confeccionar el directorio de la sociedad, conforme lo dispone el artículo 306 de la resolución general 7/2015 y para el organismo de contralor es obligatoria. 

La misma debe hallarse confeccionada a la misma fecha de emisión de los estados contables dado que estos, en virtud del artículo 65, inciso 1), subinciso f) de la LGS deben contemplar los acontecimientos u operaciones, ocurridos entre su fecha de cierre y la de la Memoria, que pudieran modificar significativamente la situación financiera y los resultados de la sociedad a la fecha de dichos estados contables. 

Presentación de estados contables en la IGJ 

Una vez celebrada la asamblea o reunión de socios que trata los estados contables y resuelve sobre los resultados, se debe realizar la presentación en IGJ.

El Organismo de contralor establece un plazo de 15 días contados desde la celebración de la asamblea general ordinaria o reunión de socios para presentar los estados contables en IGJ.

Aplicativo SITIGJ 

Desde el año 2006, se estableció la presentación en forma digitalizada con la carga de documentación e información en un aplicativo dispuesto por el Organismo, guardados en un pendrive o CD.

Todos los años se pone a disposición el aplicativo correspondiente a cada ejercicio. Actualmente, la versión vigente es el aplicativo SITIGJ.V.2020. 

En el mismo se carga toda la información contable, las Actas de aprobación y se solicita una serie de información sobre la composición del directorio. Una vez cargada la información/documentación, el sistema generará: 

• Una presentación digital que deberá guardarse en un pendrive o CD. 
• Una declaración jurada que deberá ser impresa en duplicado, firmada por el representante legal de la empresa, y el contador interviniente, con su firma certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de CABA.

El aplicativo se compone de distintas solapas donde se debe ingresar datos de la sociedad (denominación, tipo societario, actividad, datos de inscripción), datos del balance (período, fecha de aprobación, importe de los rubros del balance y del PN), participaciones societarias (situaciones de control o vinculación), datos del directorio (incluyendo fecha de designación y vencimiento), datos de los órganos de fiscalización (de contar con uno), registro de acciones y asamblea.

Entre los archivos que se deben adjuntar se destacan las Actas, los estados contables e informes, y toda otra documentación que se considere apropiada. 

¿Cómo realizo la presentación de estados contables en la IGJ? 

Se debe solicitar turno en la Inspección General de Justicia y al momento de concurrir se debe acompañar:

• Formulario de “Presentación de balances (Aplicativo SITIGJ)”, impreso, firmado en duplicado y timbrado previamente (el formulario sin abonar tiene una duración de 10 días). 
• Pendrive o CD.
• Declaración jurada (con las características mencionadas anteriormente).

Situación especial durante la cuarentena

En el contexto actual en el que nos encontramos las sociedades cuyo cierre de ejercicio operó el 31 de diciembre de 2019 se encontraron ante la imposibilidad de realizar las asambleas o reuniones de socios que pudieran tratar sus estados contables.

La Inspección General de Justicia, en todo este tiempo que llevamos de aislamiento, no dictó ninguna medida que otorgara prórrogas a las presentaciones o efectuó alguna aclaración al respecto. Por el contrario, publicó la resolución general 28/2020 que dispone la suspensión de plazos a partir del 19 de marzo y hasta tanto se levanten las medidas de aislamiento. 

Aunque debemos destacar que, a través de la resolución general 11/2020, habilitó la celebración de reuniones a distancia, tanto de los órganos de gobierno como de administración, aunque tal previsión no se encuentre contemplada en sus estatutos y fija para ellos los requisitos que deben tenerse en cuenta. 

Finalmente, el 16 de junio comunicó que habilitaba la presentación de estados contables, con turno previo, solo en la sede central, que es la única habilitada a recibir trámites mientras dure el aislamiento, destacando que el informe de auditor debe ser presentado en formato papel con firma hológrafa, acompañado de la impresión de la constancia de legalización expedida por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de CABA y será validado por el Organismo al momento de recibir el trámite. 

Entendemos que esta presentación se habilita para aquellas sociedades que han podido celebrar sus reuniones por medios digitales.

Fuente: Errepar